Erasmus İçin Polonya Vizesi: D Tipi Vize Randevusu, Belgeler ve Başıma Gelenler

İlk Erasmus'umu 20 Şubat ile 25 Haziran 2024 arasında Polonya'da, öğrenim hareketliliği olarak yaptım. Dört aydan uzun bir kalış demekti bu, yani kısa süreli Schengen vizesi yetmiyordu: uzun dönem, D tipi ulusal vize almam gerekiyordu.

Kâğıt üstünde süreç basit görünüyor. Belge listesi belli, başvuru merkezi belli, randevuyu al, git, ver. Gerçekte benim için en zor kısım belgeleri toplamak değil, randevu bulmak oldu. Bu yazıda hem resmî belge listesini hem de randevusuz gittiğim Trabzon'u, sonunda vizeyi aldığım Ankara gününü ve o gün öğrendiklerimi anlatıyorum.

Erasmus için Polonya'ya hangi vize gerekiyor?

Türkiye vatandaşı olarak Polonya'da 180 gün içinde 90 günden uzun kalacaksan kısa süreli Schengen (C tipi) vizesi yetmiyor, ulusal (D tipi) vize gerekiyor. Bir dönemlik Erasmus öğrenimi neredeyse her zaman 90 günü geçtiği için çoğu öğrencinin alacağı vize budur.

Benim pasaportum yeşil (hususi) pasaporttu. Yeşil pasaport kısa süreli Schengen seyahatlerinde vize muafiyeti sağlıyor, bu yüzden bazı arkadaşlarım bana "senin vizeye ihtiyacın yok" demişti. Bu yanlış: muafiyet sadece 90 güne kadar olan kalışları kapsıyor. Dört aylık öğrenim için yeşil pasaportla da D vizesi almak gerekiyor, ben de aldım.

Randevu nereden alınır?

Polonya'nın Türkiye'deki vize başvurularını VFS Global yürütüyor. Randevu VFS'nin Polonya sayfasından alınıyor, başvuru da randevu günü VFS merkezine şahsen gidilerek yapılıyor. Merkezler iki yetki alanına ayrılıyor: İstanbul Başkonsolosluğu ve Ankara Büyükelçiliği.

Hangi merkeze başvurabileceğin ikamet ettiğin ile göre belirleniyor. VFS sitesinde "Yetki Bölgesi" diye ayrı bir sayfa var, randevu aramaya başlamadan önce kendi ilinin hangi temsilciliğe bağlı olduğuna oradan bak.

Sitede randevuların hangi gün ve saatte açılacağı da yazıyor. Mantık şu: o saatte sisteme girip boşalan randevuyu kapmaya çalışıyorsun.

Randevu bulamazsan ne olur?

Benim dönemimde randevular açıldığı saatte girip baksam bile boş randevu bulmak neredeyse imkânsızdı. Site de işi kolaylaştırmıyordu: giriş için gelen e-posta ve SMS kodları geç geliyor, ben kodu girene kadar oturum zaman aşımına uğruyordu. Her denemede baştan.

Bu sadece benim başıma gelmedi. Arkadaş çevremizde randevu bulamadığı için tarihleri kaçıran ve Erasmus'a hiç gidemeyen öğrenciler oldu. Gitme tarihim yaklaştıkça gerginliğim de arttı.

Üniversitemin Erasmus ofisinden yardım istedim. Cevap netti: vize randevusuna müdahale edemiyorlar. Bu onların kötü niyeti değil, randevu sistemi tamamen VFS ve konsolosluk tarafında. Yine de ofise haber vermek mantıklı, çünkü vize gecikirse başlangıç tarihin ve hibe sözleşmen etkilenebilir.

Randevusuz Trabzon'a gittiğim gün

Çaresizlikten benden bir önceki dönem aynı üniversiteye giden arkadaşıma sordum. Bana kendisinin randevu bulamadığı için doğrudan Trabzon VFS'nin kapısına gittiğini, oradaki görevlilerin de ona imtiyaz tanıyıp yardımcı olduğunu anlattı. Ben de ona güvendim.

28 Aralık 2023 sabahı, dört arkadaş, Trabzon'daydık. Güvenlik beni yukarı çıkardı, buraya kadar her şey yolunda gibiydi. Gözden kaçırdığım tek bir şey vardı: o günler yılbaşı tatiline denk geliyordu ve Polonya VFS ofisi aslında tatildeydi. Sitelerinde de yazıyormuş. Ben bakmayı akıl etmemiştim, çünkü böyle bir şey olabileceğini bilmiyordum.

İçeride bir görevli beni azarlayarak karşıladı: zaten tatildeymişler, ayrıca böyle randevusuz gelinmezmiş. Arkadaşımın bunu yaptığını söyledim. Cevabı şuydu: evet, olabilir. O dönem gerçekten aşırı bir yoğunluk vardı ve konsolosluk kararıyla böyle bir imtiyaz tanınmıştı. Ama şu an öyle bir durum yoktu. Beni geri gönderdi.

Dışarı çıktığımda gitmeme çok az zaman kaldığı için artık gidemeyeceğimi düşündüm ve ağlamaya başladım. Sonra kendimizi topladık: madem buraya kadar geldik ve vizeyi alamıyoruz, en azından Trabzon'un tadını çıkaralım dedik. Yılbaşını Trabzon'da geçirdik.

Ve sonunda randevu: Ankara

Trabzon'da gezerken bir yandan da siteye bakmaya devam ediyordum. Bir anda Ankara VFS'de bir randevu açıldı. Randevuyu alırken internetten yaklaşık 500 lira ödedim ve 4 Ocak 2024 sabahına randevu aldım. Trabzon'dan sonra üniversiteme, Erzincan'a döndüm; 4 Ocak'ta otobüsle Ankara'ya gidip aynı gün geri döndüm.

Polonya D vizesi için istenen belgeler

VFS'nin Polonya için yayımladığı "Eğitim (Erasmus+ dahil)" D tipi belge listesi aşağıda. Liste zaman zaman güncelleniyor; başvurmadan önce VFS'den kendi başvuru tarihindeki listeyi indir ve onu esas al.

Mali yeterlilik nasıl gösteriliyor?

Listede bu madde en çok kafa karıştıran kısım. Türkiye'den gelen biri için üç kalem isteniyor: dönüş yolculuğu için 2.500 zloti, Polonya'daki konaklama masrafı (yurt ücreti ya da kira) ve bunların üstüne kalacağın her ay için listede belirtilen asgari yaşam gideri. Bu tutarlar Polonya mevzuatına bağlı ve değişebiliyor, güncel rakamı başvurduğun tarihteki listeden kontrol et.

Pratikte banka hesap dökümü ve Erasmus hibe sözleşmesi bu maddenin temelini oluşturuyor. Hibe tutarlarını ve ne zaman yattığını ayrı bir yazıda anlattım; hibe tek başına yetmiyorsa hesabındaki birikimi ya da aileden gelen desteği belgelemen gerekebilir.

Belgeleri hazırlarken işe yarayan şeyler

• Tarih: Listede belgelerin 3 aydan eski olmaması ve asıllarıyla birlikte fotokopilerinin verilmesi isteniyor. Adli sicil, nüfus kaydı, öğrenci belgesi gibi e-Devlet belgelerini randevuya yakın tarihte al.
• Dil ve mühür: Erasmus ofisinden aldığın yazıları hem Türkçe hem İngilizce, ıslak imzalı ve mühürlü iste. Ben her şeyin iki dilli ve mühürlü halini götürdüm, hiçbiri geri çevrilmedi.
• Sıra: Listedeki sırayla dosyala. Görevli tek tek aldığı için sıralı dosya hem onu hem seni hızlandırıyor.
• Yedek: Formu düzeltmek, eksik bir çıktıyı almak gerekebilir. Bilgisayarın ya da en azından belgelerin dijital kopyası yanında olsun.

Vize ne kadar sürede çıktı, nasıl geldi?

4 Ocak'ta başvurdum, pasaportum vizeyle birlikte yaklaşık iki hafta sonra kargoyla adresime geldi. Güz dönemi öncesi gibi yoğun aylarda bu sürenin uzayabileceğini hesaba kat.

Vizem seyahat tarihlerimin iki gün öncesinden iki gün sonrasına kadar geçerli olacak şekilde verildi. Yani belgelerde yazan tarihlere oldukça sıkı bağlı kalınıyor. Polonya'da daha uzun kalmayı düşünüyorsan, örneğin ikinci döneme uzatmak istiyorsan, bunu baştan Erasmus ofisinle konuş; uzatma vizeyle değil Polonya'da ayrıca bir süreçle yapılıyor.

Bu süreçten çıkardığım dersler

• Randevu her şeyden önce gelir. Belge toplamak ikinci sırada. Kabul belgen gelir gelmez randevu aramaya başla.
• Randevusuz gitme. Bir arkadaşının yaşadığı istisna senin için geçerli olmayabilir. Gitmeden önce merkezin açık olduğundan ve tatil duyurusu olmadığından emin ol.
• Formu güncel sistemden oluştur. Arkadaşından ya da eski bir dosyadan alınmış form, merkezde reddedilebiliyor.
• Harcı tam tutar götür. Para üstü yok. Bir dolarlıkları önceden hazırla.
• Her belgenin iki dilli halini topla. Türkçe ve İngilizce, ıslak imzalı ve mühürlü. Fazla belge sorun çıkarmaz, eksik belge çıkarır.
• Tarihleri tutarlı yaz. Vize, belgelerdeki tarihlere göre veriliyor. Erasmus ofisinden gelen yazılarla kabul belgesindeki tarihler aynı olsun.

Bütün bu stresin sonunda 20 Şubat'ta Polonya'ya uçtum. Oraya varış günümü ve Lublin'deki ilk günümü ayrı hikâyelerde anlattım; vizeden sonra seni bekleyen ilk iş yurt, banka ve PESEL oluyor.